Most pomiędzy administracją a start-upami już istnieje – to GovTech

Pozyskiwanie innowacyjnych rozwiązań w sztywnych trybach zamówień publicznych brzmi jak sprzeczność. Program GovTech Polska wykorzystuje ustawę, aby umożliwić start-upom rozwiązywanie problemów administracji. Zamiast sążnistych dokumentacji przetargowych kluczem jest konkurs, którego jedyne kryterium stanowi jakość prototypu. O GovTech Polska rozmawiamy z dyrektor programu, Justyną Orłowską.

Na czym polega program GovTech?

Nie jesteśmy programem z workiem pieniędzy, lecz systemowo uczymy administrację, jak wykorzystywać narzędzia, które posiada. Stosujemy tak zwany tryb konkursowy, rodzaj elastycznego zamówienia publicznego, do tworzenia unikalnych rozwiązań technologicznych odpowiadających na potrzeby administracji. GovTech można nazwać próbą wkomponowania start-upowej zwinności, agile’a, w zamówienia publiczne.

Brzmi dobrze, ale czy w praktyce nie skończycie jako kolejna biurokratyczna instytucja?

Właściwie jesteśmy zespołem doradczym, mostem między administracją a start-upami, małymi i średnimi przedsiębiorstwami, każdym, kto ma pomysł, jak usprawnić działanie sektora publicznego. Przede wszystkim stanowimy wsparcie dla administracji, żeby i ona nie bała się wykorzystywać trybu konkursowego i stosowała go z sukcesem. Chcemy efektywnie rozporządzać publicznymi pieniędzmi, również w taki sposób, aby z zamówień mogły korzystać polskie małe i średnie przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że pieniądze unijne się kiedyś skończą, więc te 200 miliardów złotych, które co roku przekazywanie są na zamówienia publiczne, może działać jak wielki fundusz venture capital dla rodzimych firm i start-upów. Oczywiście uda się to tylko wtedy, jeżeli będziemy potrafili go wykorzystać w odpowiedni sposób. GovTech pokazuje, że taka sytuacja jest możliwa.

Mam wrażenie, że zrozumienie, na czym polega wasza innowacyjność, stanie się łatwiejsze, jeśli krok po kroku przejdziemy przez proces konkursowy. Od czego zaczynacie?

Pierwszym krokiem jest zgłoszenie przez administrację tych potrzeb, które chce zaspokoić.

Czyli administracja opisuje swój problem?

Tak, wtedy weryfikujemy zgłoszenie. Nie wszystkie zamówienia i problemy kwalifikują się do naszego trybu. Chcemy, aby wyzwania stawiane w GovTechu miały element kreatywny. Czasami zgłoszenia są proste, problemy można rozwiązać za pomocą istniejących już narzędzi. Wtedy informujemy, że gotowe rozwiązanie znajduje się w danym programie czy systemie.

Czyli jesteście takim biurem doradczym do spraw technologii i korzystania z Google’a.

Nie trafiają do nas pytania, jak korzystać z Google’a. Nie obrażajmy urzędników! Pomagamy w obiegu informacji dotyczących tych rozwiązań, które istnieją i czasami są dostępne nawet w administracji.

Liczycie na zgłoszenia, w których problem jest unikalny i nie ma gotowych rozwiązań?

Tak, szukamy problemów, które potrzebują rozwiązań szytych na miarę. Jeśli jakaś instytucja zgłasza się do nas z kwestią, której rozwiązanie jest dostępne na rynku, wówczas doradzamy  zorganizowanie przetargu.

Powiedzmy, że mamy określony problem. Jakie są kolejne etapy waszych działań, gdy uznacie, że dane zgłoszenie jest godne rozpatrzenia?

Jeśli stwierdzimy, że warto zająć się daną sprawą, kierujemy ją do weryfikacji z rynkiem, jeszcze zanim ogłosimy konkurs. Innymi słowy, biznes też weryfikuje, czy dany problem nadaje się do GovTechu. Żeby faktycznie prężnie działać, musimy od początku stawiać na konsultacje. Dlatego organizujemy tak zwane dialogi techniczne, ogłoszenia można na naszej stronie – konkursy.govtech.gov.pl.

Czemu służy dialog z biznesem?

Dialog służy temu, żeby zweryfikować, co jest w stanie zrobić start-up w kwocie około 600 tys. złotych, a także to, czy zamówienie zawiera elementy kreatywności. Wreszcie, służy to ocenie tego, czy można wskazać jasne kryteria, na podstawie których firmy mogą ze sobą rywalizować.

Ograniczenie finansowe wynika z prośby samych start-upów, z którymi konsultowaliśmy się jeszcze w lipcu i sierpniu 2018 r. Powiedziano nam wtedy: „Słuchajcie, te zamówienia muszą być małe. Jesteśmy na starcie, nie podejmiemy się zlecenia wartego miliony. To byłoby zbyt skomplikowane, nie mamy wystarczająco wielu osób. Nie chcemy też się poświęcić wyłącznie jednemu klientowi, bo to zbyt duże ryzyko”.

Poza tym ograniczają nas ustawa i prawo unijne. Dlatego ograniczamy się na przetarg krajowy, czyli do 144 tysięcy euro, co daje około 600 tysięcy złotych. Za taką kwotę można przygotować ciekawe rozwiązania.

Dlaczego chcieliście przeprowadzać konkursy w trybie przewidzianym przez Ustawę o zamówieniach publicznych?

Administracja jest przyzwyczajona do tego, że jeśli coś toczy się według ustawy, wówczas jest poważne. To nie „jakiś tam konkurs”, który można zaniedbać lub zignorować. Prawo zobowiązuje do wypełnienia obowiązków i dotrzymania terminów. Z drugiej strony bycie „w ustawie” daje uczestnikom gwarancję, np. równego traktowania.

Żeby wybrać zwycięzcę, potrzebujecie mierzalnych jakościowych różnic. Jakie stosujecie kryteria?

To ciekawy temat. Cała start-upowa branża opiera się na prezentacjach, to tak zwane pitche. Jednak firmy i programiści powiedzieli wprost, że wcale tego nie chcą. Wolą skupić się na zmierzeniu się z problemem, udowodnieniu w praktyce, że potrafią znaleźć rozwiązanie, a nie na tworzeniu pięknej prezentacji. Dlatego nasze kryteria są oparte o efektywność rozwiązań. Na przykład, jeśli budowany jest system do rozpoznawania obrazów, oceniamy procent poprawnie rozpoznanych przypadków.

Co dzieje się po dialogu technicznym?

Rekomendujemy, by część projektów została rozpatrzona w trybie zwykłego przetargu. Część zamówień finalnie realizowana jest wewnątrz administracji. Zostaje grupa problemów, które mają element kreatywny, mieszczą się w zamówieniu do 600 tys. złotych i oczywiście, w których mogą zostać wykorzystane nowoczesne technologie.

Podasz przykład projektu, który odrzuciliście?

Jeden z nich dotyczył rozpoznawania dźwięku. Kiedy dzwonisz pod 112, maksymalnie po 12 sekundach zostajesz połączony z dyspozytorem. Wyzwanie polegało na tym, żeby najpilniejsze telefony łączyć szybciej, czasem nawet kilka sekund ma znaczenie. Na przykład, jeśli słyszysz strzały, wówczas możesz nadać wyższy priorytet i od razu zostać skierowanym do odpowiedniej służby, zamiast łączyć się z dyspozytorem. Po dialogu stwierdziliśmy, że zysk tych paru sekund obarczony jest zbyt dużym ryzykiem w wypadku błędnej klasyfikacji. Stwierdziliśmy, że to jednak za duża odpowiedzialność.

Zbyt duża odpowiedzialność przekazywana na zautomatyzowany system, która może decydować potencjalnie o ludzkim życiu?

Właśnie z tego powodu zrezygnowaliśmy. Przykładem wyzwania, którego się podjęliśmy, jest to, w którym Krajowa Administracja Skarbowa zwróciła się do nas z pomysłem na automatyzację analizy obrazu ze skanerów rentgenowskich na granicach naszego państwa, które prześwietlają rocznie kilkaset milionów pojazdów i kontenerów. Zgłosili się z wątpliwościami, że na rynku takie systemy kosztują co najmniej kilkanaście milionów złotych. W dialogu technicznym przedstawiliśmy problem inaczej: ile możemy uzyskać, mieszcząc się w limicie 140 tysięcy euro?

Okazało się, że można zrealizować pilotażowe wdrożenie systemu w jednym z miejsc w Polsce, które będzie podwaliną tego, by rozwiązanie wprowadzić w całym kraju. Dziś pewien polski start-up wprowadza je w życie w nowym terminalu gdańskiego portu. Cieszę, że to właśnie start-upy biorą udział w konkursach i wygrywają je nawet z wielkimi firmami. Taka sytuacja może mieć miejsce, bo zminimalizowaliśmy biurokrację i oceniamy, biorąc pod uwagę proste wskaźniki. Nie potrzeba wielkich działów prawnych wewnątrz firmy, żeby przeanalizować dziesiątki stron dokumentacji przetargu. Wystarczy wziąć udział w konkursie i przedstawić pomysł na rozwiązanie lub stworzyć prototyp.

Jak wygląda konkurs?

To zależy od wyzwania. Niemal zawsze trzeba przejść przez dwa etapy. Pierwszy służy weryfikacji pomysłów przedstawianych przez start-upy. Mogą zaproponować jakiś bardzo wstępny prototyp rozwiązania albo po prostu prezentację metody podejścia do problemu. Chcemy, żeby ten etap wymagał około 24 godzin pracy zgłaszających się, nie więcej.

Po pierwszym etapie zawężacie grono firm?

Wybieramy pięć firm-finalistów. Dostają niewielką nagrodę pieniężną po pierwszym etapie. Celem drugiego jest stworzenie działającego prototypu w języku technologii, zwanym minimum viable product. Drugi etap zaczyna się warsztatami, czyli rozmową z administracją. Również i to nie jest typowe dla przetargów.

W modnym sposobie zarządzania innowacjami czy start-upami za pomocą metodologii lean kluczowy jest ciągły kontakt z przyszłym użytkownikiem, zbieranie informacji zwrotnej, szybkie i częste doskonalenie swojego prototypu. To krok w tę stronę?

Tak, choć oczywiście firmy nie rozmawiają z tymi osobami, które potem oceniają projekty. Piątka uczestników drugiego etapu ma okazję do tego, by po prostu zapytać o konieczne do wprowadzenia poprawki i dopracować te elementy, których brakowało im na pierwszym etapie.

Oczywiście stosujemy zasadę równości i zachowania konkurencji. Wszyscy otrzymują taką samą odpowiedź. Jeśli jedna firma pyta o coś urzędników, wszyscy biorący udział w konkursie później dostają mailem odpowiedź w formie podsumowania. Dialog służy też temu, żeby nie faworyzować jakiegokolwiek podmiotu, niezależnie od doświadczenia w pracy z administracją czy zaplecza.

Czy zwycięzca drugiego etapu dostaje pieniądze i jednocześnie zaczyna współpracować z administracją, dopracowywać projekt tak, żeby po prostu działał?

Tak, zwycięzca rozpoczyna wprowadzać swoje rozwiązanie w życie. Choć już za udział w pierwszym etapie przyznajemy małe nagrody, a w drugim rekomendujemy instytucjom zwrot kosztów dla uczestników, to główną nagrodą jest kontrakt na wdrożenie.

Na waszej stronie przez długi czas znajdowała się informacja w języku, powiedzmy, charakterystycznym dla branży programistycznej – jesteście w fazie beta. Zrobiliście już pilotaże. Jakie są ich wyniki?

Zainteresowanie firm przerosło moje oczekiwania. W każdym naszym konkursie zazwyczaj bierze udział około 50 uczestników. Dla porównania: do 43% tradycyjnych postępowań zakupowych zgłasza się maksymalnie jeden podmiot, na zamówienie przypada średnio około 2,2 podmiotu.

Zweryfikowaliśmy też w rozmowach z rynkiem nasze założenia. Marzyliśmy o tym, żeby stworzyć odpowiednik start-upowego akceleratora ze wszystkimi prezentacjami i pitchami. Jednak rynek potrzebował czegoś innego. Świetnie, że udało się nam to nastawienie zrozumieć.

Wspominałaś o tym, że wykorzystywany przez was tryb znajduje się w Prawie Zamówień Publicznych od 2004 r., natomiast mało kto z niego korzystał. Administracja dalej ma jakieś obawy?

Każdy ma swoje procedury wewnętrzne dotyczące tego typu konkursów. Musimy obalać mity, cały czas edukować. To z kolei utwierdza nas w przekonaniu, że potrzebna jest taka instytucja jak nasza – pomagająca radzić sobie z wymogami ustawy, gromadząca potrzebną wiedzę na temat organizowania zamówień w jednym miejscu.

Ujednolicacie reguły postępowania między różnymi jednostkami administracyjnymi?

Tak, pomaga to w zwiększeniu udziału MŚP w zamówieniach publicznych. W naszych konkursach mogą brać udział firmy i osoby fizyczne. Podpisujesz tylko, że nie jesteś przestępcą. Ujednolicony sposób działania ułatwia uczestnictwo w konkursach.

Musicie przekonywać administrację, żeby zdecydowała się na tę ścieżkę? Czy raczej macie ogrom zgłoszeń, których nie jesteście w stanie „obrobić”?

W lutym zrobiliśmy kolejną rekrutację pomysłów. Dostaliśmy ponad 60 zgłoszeń, z tego około połowę zakwalifikowaliśmy do dalszego procedowania. Zapewne skończy się na kilkunastu konkursach. To więcej niż spodziewaliśmy się osiągnąć w tej rundzie. Zakładaliśmy, że zrealizujemy dwa razy więcej konkursów niż za pierwszym razem, czyli dziesięć.

Czy to wciąż nie jest bardzo mało?

Jest, ale to wciąż działanie, można powiedzieć, pilotażowe. Cały czas pracujemy tylko w obrębie naszego zespołu. Teraz rozmawiamy o współpracy z innymi jednostkami. Łączymy siły z PARP-em lub agencjami rządowymi, które również mają zasoby pozwalające obsługiwać szerokie potrzeby administracji.

Macie za sobą projekt pilotażowy. Czy możecie wskazać elementy, które stanowią barierę dla zwiększania ilości konkursów?

Osoby w naszym zespole, które doradzają w tworzeniu konkursów, muszą mieć bardzo dużą wiedzę o działaniu administracji, znać wszelkiego rodzaju ograniczenia i obowiązki. To pieniądze publiczne, musimy więc realizować wyłącznie rozwiązywalne potrzeby. Jeśli zdarzyłaby się nam jakaś wpadka, wylądowalibyśmy na pierwszych stronach gazet.

Wspieranie wiedzy i umiejętności pracowników, które skutkowałoby rosnącym zaufaniem administracji dla naszej firmy, jest trudne. Nie można przyspieszyć tego procesu. Nie zatrudnimy nagle dziesiątek osób. Tworzymy odpowiednie narzędzia informatyczne, ale to też wymaga czasu.

Czy działanie utrudniają wam regulaminy instytucji i mentalność urzędników?

Najważniejsze, jak zwykle zresztą, jest to, czy komuś z danego urzędu zależy. Wtedy szybciej dowiadujemy się o ewentualnych przeszkodach, wspólnie je pokonujemy, proces idzie szybko. Jeśli komuś nie zależy, działania zostają wstrzymane. Tak jest wszędzie, myślę, że to nic nadzwyczajnego. Uważam, że korporacja (wcześniej pracowałam w tak dużej firmie) naprawdę niczym nie różni się od administracji. Zawiłości zawsze występują w dużych organizacjach, złożonych strukturach.

Staramy się wyłapywać innowatorów w administracji publicznej, pomagać im. Lubię określenie używane przez naszych współpracowników ze Szkocji: intrapreneur – to wewnętrzny innowator w firmie, a w naszym wypadku w instytucji. Takich osób w administracji jest wiele. Dzięki GovTechowi mają możliwość działania.

Poza hackathonami i konkursami uruchomiliście również warsztaty debaty publicznej. Odbyły się spotkania na temat kolei, następne dotyczyły problemów z wodą.

Musimy systemowo podejmować wyzwania wagi państwowej, jakikolwiek buńczucznie to brzmi. W jaki sposób mamy zaplanować, co trzeba zmienić? W kwestii problemów z wodą prawdopodobnie potrzebne są zmiany legislacyjne, programy edukacyjne, może ktoś wpadnie na jeszcze inny oryginalny pomysł, który warto „wyłapać”.

Co wynikło z pierwszego spotkania poświęconego kolei?

Zwyciężył pomysł dotyczący wysyłania pasażerom powiadomień SMS o opóźnieniach i alternatywnych połączeniach. Konkurencyjne linie autobusowe w Polsce już to robią. Kolej obiecała taki system wdrożyć.

Przejdźmy do podsumowania. Sens waszej działalności to poszukiwanie niestandardowej, lepszej metody tworzenia i wprowadzania technologii w życie administracji.

GovTech przede wszystkim jest innowacją samej administracji. Co chcemy osiągnąć? Państwo, które posiada sprawny system zarządzania, a co za tym idzie – zadowolonych obywateli. Szukamy narzędzi, które będą nam ten cel przybliżały. Chcemy, żeby administracja nie bała się obywateli i mniejszych firm, ale częściej korzystała na współpracy z nimi.

Jakość pomysłu niekoniecznie idzie w parze z możliwością otwierania kolejnych drzwi.

Zgadza się. Budynek KPRM może odstraszać, nie do niego łatwo wejść, dlatego GovTech to most pomiędzy talenciakami a administracją.  Dzięki naszemu programowi obydwie strony czują się bezpiecznie. Jedna nie wydaje za dużo pieniędzy i powoli buduje zaufanie do swojego start-upu. Druga z kolei przełamuje stereotypy dotyczące administracji. Firmy dostrzegają, że faktycznie można z nią rozmawiać, współpracować i jeszcze na tym zarabiać. Przedstawiciele start-upów zrozumieli też niektóre ograniczenia, jakie stoją przed administracją.

Jesteście w bliskim partnerstwie z waszymi odpowiednikami w innych krajach, szczególnie europejskich. Jak wypadacie na ich tle?

Chwalą nas szczególnie za to, że prowadzimy naszą działalność zgodnie z wymaganiami narzuconymi nam przez Ustawę o zamówieniach publicznych. Pod tym względem jesteśmy unikatowi, co przynosi pozytywne efekty. Wszyscy narzekają, że takie konkursy bardzo często w innych państwach nie kończą się wdrożeniami. W naszym procesie istnieje przyrzeczenie publiczne, a to już zobowiązanie dla obu stron.

Brytyjski think tank technologiczny – Public.io – opublikował raport Buying into the Future o procesie pozyskiwania innowacji poprzez zamówienia publiczne. Nasz program jest w nim oceniany jako pozytywne case study. Zostaliśmy szczególnie docenieni za tryb konsultacji technicznych. Według raportu nasz program to wielki krok w rozwoju Govtechu, który powinien inspirować rząd brytyjski. Wiem, że to w naszym kraju jeszcze o tym się nie mówi, ale w sektorze start-upów Polska staje się przykładem.

Od redakcji: wywiad został przeprowadzony przed ogłoszeniem kolejnego naboru konkursów do programu GovTech, który trwał od 12.09.2019  do 28.10.2019.

Anglojęzyczna wersja materiału do przeczytania tutaj. Wejdź, przeczytaj i wyślij swoim znajomym z innych krajów!