Niesprawne i niedofinansowane urzędy to największy problem polityki migracyjnej

W kraju takim jak Polska, a więc borykającym się z dużą liczbą imigrantów, konieczna jest inwestycja w rozwój polityki migracyjnej. Sprawna administracja to kluczowy element polskiej polityki imigracyjnej, niezbędnej do skutecznego funkcjonowania państwa i zapewnienia bezpieczeństwa obywatelom. To także istotny czynnik dla przedsiębiorców i migrantów, którzy mają wpływ na polską gospodarkę. Atrakcyjne warunki osiedlenia się w naszym kraju mogą przyciągać do nas coraz lepiej wykwalifikowanych pracowników. Niestety na ten moment w Polsce czas oczekiwania na decyzję (zarówno negatywną, jak i pozytywną) w sprawie pobytu czasowego może wydłużyć się nawet do ponad 6 lat.

W obliczu współczesnych wyzwań globalizacji i mobilności ludności skuteczna polityka imigracyjna staje się nieodzownym elementem każdego kraju. W Polsce, tak jak w wielu innych państwach, system imigracyjny oraz procesy związane z wydawaniem zezwoleń na pobyt czasowy i pracę stanowią kluczowe aspekty tego obszaru działań administracyjnych. Odpowiednia realizacja polityki migracyjnej w Polsce jest ściśle związana z funkcjonowaniem odpowiednich urzędów.

Bez efektywnych procedur, zapewnienia odpowiednich zasobów, umiejętności pracowników oraz nowoczesnych narzędzi administracyjnych wszelkie próby prowadzenia skutecznej polityki w tym obszarze mogą napotkać poważne trudności.

Pobyt czasowy w Polsce? Poczekaj kilka lat

Udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy według polskiego prawa powinno zostać wydane w ciągu 60 dni lub 90 dni w sprawach szczególnie trudnych. Jednym z większych problemów, z jakimi spotykają się cudzoziemcy przyjeżdżający do Polski, są przewlekłe postępowania prowadzone przez urzędy wojewódzkie.

Wystosowaliśmy zapytanie do Urzędu do Spraw Cudzoziemców, aby dowiedzieć się, ile trzeba czekać na wydanie decyzji udzielającej zezwolenia na pobyt czasowy.

Tabela przedstawia dane dotyczące średniego czasu postępowania w sprawie o udzielenie jednolitego zezwolenia na pobyt za 2021 r. z 3 województw z najdłuższymi czasami postępowań i 3 z najkrótszymi.

Z danych za 2021 r. wynika, że średni czas oczekiwania na wydanie decyzji wynosił średnio 282 dni dla wszystkich województw. Oznacza to, że średnie opóźnienie wynosiło aż 470% względem 60-dniowej normy. Rekordowy czas postępowania to aż 2412 dni, czyli ponad 6 lat i 40 razy dłużej, niż czas przewidziany w polskim prawie. Analizując dane dotyczące średniego czasu postępowania w urzędach wojewódzkich, można zauważyć, że żadna instytucja nie jest w stanie dotrzymać ustawowych terminów.

Tabela przedstawia dane dotyczące średniego czasu postępowania w sprawie o udzielenie jednolitego zezwolenia na pobyt za 2022 r. z 3 województw z najdłuższymi czasami postępowań i 3 z najkrótszymi.

Na podstawie danych dotyczących 2022 r. możemy zaobserwować małą poprawę względem roku poprzedniego, ponieważ średni czas postępowania spadł „tylko” do 225 dni. Przewlekłość prowadzonych postępowań dotyczących wykonywania pracy wymagającej wysokich kwalifikacji nie jest aż tak zła, ale i tak daleka od ideału.

Przeciętny czas prowadzonego postępowania w 2021 r. wynosił 176 dni, a w 2022 r. 206 dni. W przeciwieństwie do postępowań w sprawach o udzielenie jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę możemy zaobserwować wydłużenie czasu wydania decyzji między 2021 r. a 2022 r. o 17%.

Konsekwencje opóźnień

Dlaczego kwestia opóźnień w wydawaniu decyzji jest taka ważna? Przede wszystkim w istotny sposób wpływa na życia migrantów. Przykładowo, gdy cudzoziemcowi wygaśnie wiza, zdarza się, że nie może on opuścić terytorium RP. Trwa to do czasu wydania zezwolenia. Zdarzały się sytuacje, że obcokrajowiec nie mógł wyjechać do własnego kraju na tak ważne wydarzenia, jak pogrzeb lub wesele swoich bliskich.

W niektórych sytuacjach oznacza to również, że pracodawca nie ma możliwości legalnego zatrudnienia danego obcokrajowca do czasu wydania decyzji. Generuje to koszty zarówno dla pracodawcy, jak i imigranta, który nie może legalne pracować i zarabiać.

Taka sytuacja stanowi barierę rozwoju i poważne zagrożenie dla pracownika, którego nie obejmuje prawo pracy, nie mówiąc już o tym, że w ten sposób państwo polskie traci możliwy dochód w postaci podatków. W czasach postępu technologicznego, gdy coraz więcej obcokrajowców wykonuje dobrze płatne prace wymagające wysokich kwalifikacji, taka sytuacja jest znaczącym hamulcem dla rozwoju kraju.

Państwo ponosi straty niezwiązane wyłącznie z tym, że cudzoziemcy nie mogą podjąć legalnej pracy. W związku z przekraczaniem terminów na urzędy wojewódzkie wpływają skargi oraz wytaczane są przeciwko nim procesy.

Przykładowo, Dolnośląski Urząd Wojewódzki w 2021 r. przegrał prawie 2800 spraw związanych ze zbyt długim prowadzeniem postępowań, a w 2020 r. blisko 1400. Każde takie postępowanie oznacza spore koszty dla budżetu państwa. Za 2020 r. wojewoda musiał wypłacić łącznie ponad 2 mln zł, a za 2021 r. ponad 4 mln zł z tytułu przegranych procesów. Za te pieniądze można było zatrudnić większą liczbę pracowników lub podnieść pensje na tyle, aby obecni pracownicy przestali odchodzić z urzędów.

Dlaczego to tyle trwa?

Opóźnienia w procesach migracyjnych mogą mieć swoje źródło w kilku kluczowych czynnikach. Jednym z nich są masowe odejścia pracowników. Ta sytuacja wydaje się szczególnie problematyczna i ma wpływ na wydajność pracy. Rezygnacje pracowników są rezultatem kiepskich warunków płacowych i dużej liczby obowiązków, z jakimi spotykają się w codziennej pracy.

Kiepskie warunki płacowe w urzędach wojewódzkich zmniejszają ich atrakcyjność, a to z kolei wpływa na zdolność instytucji do przyciągania oraz zatrzymywania wykwalifikowanej kadry. Wypłaty inspektorów wojewódzkich są wyraźnie niższe od średniej krajowej pensji.

Ta w 2022 r. wynosiła 6653,67 zł brutto, natomiast wynagrodzenia inspektora w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim sytuuje się na poziomie 4748,28 zł, co stanowi 71% średniej krajowej. Wymagania i kompetencje potrzebne do wykonywania tego zawodu są zbliżone do tych, które obowiązują w prywatnych firmach, gdzie zarobki mogą być nawet kilkukrotnie wyższe, nie mówiąc już o rozbudowanym pakiecie dodatkowych benefitów.

Warto również zaznaczyć, że zarobki w różnych wojewódzkich urzędach są do siebie zbliżone pomimo tego, że siła nabywcza tej samej pensji różni się w poszczególnych regionach. W związku z dużą liczbą obcokrajowców i długimi czasami postępowań pojawiło się spore zapotrzebowanie na prywatne firmy świadczące usługi legalizacji pobytu i pracy. Korzystają one z obecnej koniunktury.

Sytuacja związana z niskimi pensjami pracowników sektora publicznego oraz przewlekłymi postępowaniami administracyjnymi jest korupcjogenna. Gdy pracownicy sektora publicznego otrzymują niskie wynagrodzenia, stają się bardziej podatni na korzystanie z łapówek jako dodatkowego źródła dochodu. Opóźnienia w postępowaniach administracyjnych mogą powodować frustrację i obniżenie zaufania społecznego do instytucji, co tworzy dogodne warunki dla nielegalnych działań, w tym korupcji.

Zestawienie wskazuje, ilu pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w Łodzi odeszło (rozwiązało umowy o pracę) z przyczyn innych niż przejście na emeryturę w latach 2015-2022.

W latach 2015-2022 można było zaobserwować wyraźny trend wzrostowy w odejściach pracowników.  Liczba rezygnacji w latach 2015-2017 utrzymywała się na tym samym poziomie, jednak od 2018 r. nastąpił znaczący wzrost, szczególnie w 2022 r. Wraz z liczbą odejść można zauważyć również wzrost liczby etatów w danym wydziale.

Analiza procentowego stosunku liczby odejść do liczby wolnych etatów wskazuje na istotny wzrost w kolejnych latach. W 2015 r. odejścia stanowiły ok. 10,6%, jednakże w 2022 r. ich liczba wzrosła do ponad 31%. W innych województwach sytuacja wygląda niestety podobnie.

Pracownicy, którzy zdecydowali się odejść, dysponują cennymi zasobami w postaci doświadczenia i umiejętności w dziedzinie imigracji, które trudno zastąpić. Są to zwykle osoby z wysokimi kompetencjami, a ich rezygnacje z pracy generują straty kompetencyjne oraz utratę wiedzy specjalistycznej.

Nowo zatrudnianym pracownikom trzeba poświęcić czas, dostosować ich do specyfiki pracy związanej z imigracją i przygotować szkolenia. Aby wesprzeć ten proces, doświadczeni pracownicy są często oddelegowywani od swoich obowiązków. Może to dodatkowo obniżać wydajności pracy.

Brak koordynacji działań

Innym czynnikiem, który może znacząco wpłynąć na długość postępowania, jest brak koordynacji działań między urzędami. Jednym z wymaganych od imigranta dokumentów jest informacja starosty o lokalnym rynku pracy. W tym przypadku urząd wymaga wydania zaświadczenia przez powiatowy urząd pracy. Dokument musi być odebrany przez osobę składającą wniosek i dostarczony z powrotem do właściwego urzędu.

Powoduje to znaczne opóźnienia w czasie, które są związane z koniecznością wykonywania poszczególnych kroków przez różne instytucje i osoby składające wnioski. Nie trzeba przekonywać, że wprowadzenie nowoczesnych systemów komunikacji między urzędami mogłoby zaoszczędzić czas pracowników i petentów, co w efekcie przyczyniłoby się do szybszego wykonywania obowiązków administracyjnych. Niestety obecnie wiele procesów w urzędach dalej wymaga ręcznego przetwarzania i dostarczania dokumentów, a to dodatkowo spowalnia pracę.

Szybka i efektywna komunikacja między urzędami pozwoliłaby na bieżące aktualizowanie informacji oraz łatwiejsze udostępnianie dokumentów. Znacznie usprawniłoby to procesy decyzyjne i współpracę między różnymi instytucjami. Pracownicy byliby w stanie szybciej reagować na zmieniające się warunki i potrzeby, co przyczyniłoby się do zwiększenia jakości obsługi petentów oraz ogólnej efektywności administracji publicznej.

Tak jak wcześniej zostało to wspomniane, w jednym z województw w 2021 r. państwo musiało wypłacić łącznie ponad 4 mln zł odszkodowania za przegraną w sprawach sądowych za przewlekłość postępowania. To równowartość rocznej pensji aż 60 pracowników.

4 kroki do usprawnienia systemu

1. Efektywne zwiększenie wynagrodzeń

Przeciętne wynagrodzenie w Krakowie w pierwszym półroczu 2022 r. wyniosło 8122 zł brutto. W województwie podkarpackim w tym samym roku średnie zarobki utrzymały się na poziomie 5884,73 zł brutto. Ważne jest podniesienie pensji urzędniczych przynajmniej do wysokości średniej regionalnej. Warto rozważyć ustawowe połączenie średniej pensji z regionu lub średniej krajowej z pensją urzędnika.

2. Wdrażanie nowoczesnych technologii

Kolejny ważnym elementem powinno być odpowiednie wykorzystanie zdobyczy technologicznych w urzędach. Wystarczyłoby utworzenie jednego wspólnego systemu, w którym urzędnicy z różnych urzędów mogliby sprawdzić, czy dokument został wydany. W ten sposób nie musieliby wzywać strony do dostarczenia dokumentu.

Przeniesienie operacji do świata cyfrowego pozwoliłoby na automatyzację wielu etapów i wyeliminowałoby konieczność fizycznego przenoszenia dokumentów oraz ich ręcznego przetwarzania. Dobrym przykładem może być dostarczenie do urzędu informacji starosty o lokalnym rynku pracy, złożenie wniosku online lub dostarczenie do urzędu certyfikowanej kopii umowy o pracę.

Jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę, to zobowiązany jest dostarczyć potwierdzenie ubezpieczenia (ZUS RCA lub potwierdzenie przelewów do ZUS/NFZ), jeżeli pracodawca to osoba fizyczna. O wiele lepszym rozwiązaniem byłaby sytuacja, gdyby urząd mógł samodzielnie sprawdzić, czy wyżej wymienione opłaty zostały dokonane. Dzięki temu pracownicy mogliby skupić się na bardziej wartościowych aspektach swojej pracy, zamiast poświęcać czas na monotonne czynności administracyjne.

3. Skorelowanie liczby pracowników z liczbą spraw

Z uwagi na zmienność liczby aplikacji konieczne jest ustalenie systemowych ram i wprowadzenie średniego limitu spraw, które może obsłużyć jeden pracownik. Jeśli liczba spraw danego rodzaju znacząco wzrośnie, powinno się zwiększać odpowiednio liczbę stanowisk. Być może dobrym rozwiązaniem byłoby utworzenie stanowisk na czas określony.

Jednak aby takie rozwiązanie zadziałało, praca powinna w dłuższej perspektywie dawać możliwość zatrudnienia na stałe. W przypadku, gdyby zmalało zapotrzebowanie na usługi imigracyjne, pracownik powinien mieć możliwość przeniesienia się do innego działu, w którym brakuje ludzi. Wcześniej napotkaliśmy problem braku wystarczającego zwiększenia liczby pracowników wraz ze wzrostem liczby aplikujących osób. Jest to jeden ze znacznych powodów opóźnień.

4. Odpowiednie dysponowanie środkami

Pewnym paradoksem jest, że opłaty za złożenie wniosków trafiają do samorządów. Pieniądze powinny trafiać bezpośrednio do urzędów wojewódzkich, wtedy łatwiej byłoby je rozdysponować na zatrudnienie dodatkowych pracowników lub dofinansowanie działu zajmującego się imigracją.

5. Podniesienie opłat urzędowych

Dodatkowym rozwiązaniem mogłoby być podniesienie opłat za złożenie wniosku. Wielu aplikujących i pracodawców z chęcią wyłożyłoby większe sumy, gdyby w zamian za to organy administracji zaczęły wydawać decyzje w obowiązujących je terminach.

***

W Polsce mierzymy się z wyjątkowo dużym wyzwaniem związanym z imigracją, co znacząco wpływa na naszą gospodarkę i bezpieczeństwo. Odpowiednie funkcjonowanie urzędów jest kluczowe dla właściwej realizacji polityki migracyjnej.

Niestety problemy z systemem migracyjnym w Polsce, takie jak długi czas oczekiwania na wydanie decyzji na pobyt stały, mają negatywny wpływ na imigrantów, którzy muszą miesiącami lub nawet latami czekać na decyzję i nie mogą w tym czasie opuścić kraju. Ta sytuacja dotyka także pracodawców, którzy nie mogą legalnie zatrudniać pracowników czekających na decyzje, co generuje koszty, a w końcu na państwo, które traci dochody z podatków i musi wypłacać odszkodowania za przewlekłe postępowania.

Warto zauważyć, że w innych krajach czas oczekiwania na decyzje w sprawach imigracyjnych jest znacznie krótszy. Musimy poprawić działanie urzędów i usprawnić cały proces. To nie tylko kwestia dobra imigrantów, ale także naszego kraju. Imigracja może przynieść wiele korzyści, jeśli jest odpowiednio zaplanowana. Poprawa systemu to inwestycja w rozwój gospodarczy Polski i zwiększenie jej atrakcyjności dla wykwalifikowanych pracowników z innych krajów.

Długotrwałe procesy imigracyjne mogą utrudniać wykrycie osób stanowiących ewentualne zagrożenie. Pracownicy urzędów imigracyjnych są przytłoczeni dużą liczbą spraw do rozpatrzenia, co może skutkować brakiem wystarczającego czasu i uwagi dla analizy konkretnych przypadków.

To z kolei może prowadzić do niezauważenia istotnych informacji, a w rezultacie wpuszczeniu do Polski potencjalnie niebezpiecznych osobników. Usprawnienie systemu imigracyjnego, w tym eliminacja długotrwałych opóźnień, może pomóc w lepszym nadzorowaniu i kontrolowaniu procesu imigracji, co jest kluczowe dla zagwarantowania bezpieczeństwa kraju.

System imigracyjny w Polsce wymaga pilnych zmian. To ogromne wyzwanie. Od sprawnego systemu zależy nasz dobrobyt, siła gospodarcza i bezpieczeństwo obywateli.