Siedem zasad dobrej pracy z domu

Jeszcze trzy tygodnie temu tłumaczyłem znajomym, że jeśli ich kolega pracuje na co dzień zdalnie, to niekoniecznie może równocześnie zajmować się paruletnim dzieckiem. Miesiąc temu wielu z nas uważało, że wykonywanie pracy w domu nie ma niczego wspólnego z typowymi 8 godzinami w biurze. Dziś większość z nas w trybie przyspieszonym uczy się pracy zdalnej, często będąc zamkniętymi na małej przestrzeni z paroma innymi osobami. Czasem nawet, o zgrozo, z dziećmi. Jakie zasady pomogą nam robić swoje, jednocześnie nie pozwalając zawodowym obowiązkom rozlać się na całe życie?

Jakiś czas temu swoją relacją dzielił się Łukasz Najder: „Pracuję od 8 do 16 – ni mniej, ni więcej. […] Czas, który oszczędzam na dojazdach i powrotach, wykorzystuję w zbożnych celach, takich jak badminton małżeński, tajemnice kuchni molekularnej, piesze wycieczki po regionie. Wysypiam się, stres zniknął”. Brzmi pięknie? To warto zajrzeć do kolejnego akapitu, w którym Najder dodaje: „No dobra, żartowałem”.

„Praca w domu jest konfrontacją z nagim życiem, no a przynajmniej z nagą pracą. Bez otoczek, rozmiękczeń i wymówek. Jeśli pracujesz w domu, to stajesz twarzą w twarz z gołą treścią tego, co robisz” – napisał z kolei Piotr Stankiewicz. „Znika cała ta ściema dupogodzin, pogaduszek przy kawie, udawania, że się coś robi. Więc zaczynasz udawać sam przed sobą” – stwierdził filozof.

Praca zdalna, jak wynika z badań, potrafi być bardziej efektywna i prowadzić do wzrostu zadowolenia pracowników. Z drugiej strony spróbujcie porozmawiać z kimkolwiek, kto pracował w ten sposób. Totalna prokrastynacja, ciągłe bycie w pracy i frustracja pomiędzy domownikami, bo nie możemy natychmiast wynieść śmieci. To stałe elementy relacji z linii frontu.

Poniżej przedstawiam osiem zasad – pracownika i pracodawcy – które pomagają podzielić to samo mieszkanie i to samo życie na pracę i (równie ważną!) nie-pracę. Nie każdą z nich będziesz mógł lub mogła zastosować w swoim przypadku. Nie każda będzie odpowiedzią na twoje bolączki. Każdą natomiast warto przetestować, skoro już większość z nas jest do zdalnej pracy po prostu zmuszona.

1. Wyeliminuj rozpraszacze i zaplanuj, kiedy wrócisz do rodziny

Zacznijmy od sprawy najtrudniejszej, przynajmniej dla mnie. Znów odwołam się do Łukasza Najdera, bo zwięźlej się tego ująć nie da: „niebezpieczeństwem, jakie czyha na pracującego w domu, jest zlanie się pracy, niby-pracy i relaksu w jeden roboczo-życio-dzień”.

Dlatego polecam wyznaczenie sobie możliwie sztywnej godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Z jednej strony wymaga to powiedzenia sobie, że nie ma opcji skończenia jakiegoś odkładanego co chwila zadania na później, wieczorem. Z drugiej, że w wyznaczonych godzinach faktycznie skupiam się na robocie.

Kusi rozpoczęcie dnia od serialu na Netflixie czy zrobienie szybkiego przeglądu prasy wirusowej. Panie i Panowie, nie ma szans. To czyhający efekt domina. Pierwszego dnia uda wam się faktycznie opanować po godzinie i wrócić do pracy, drugiego być może też. W końcu jednak skumulują się poprzesuwane na kolejny dzień lub weekend zadania, sama świadomość ich piętrzenia będzie wywoływać stres, a ten, jak wiemy, lubi prowadzić nas do oryginalnych wniosków w stylu: skoro i tak się już nie wyrabiam, to nie zaszkodzi jeszcze jeden film, rozdział książki czy chwila niezobowiązującego surfowania po sieci.

Internet umożliwia pracę zdalną, ale jest też największym jej rozpraszaczem. Dziennie sprawdzamy telefon około 80 razy dziennie, a podczas pracy zdalnej w nieskrępowany sposób (a nie obok przełożonego!) korzystamy z mediów społecznościowych. Warto to ograniczyć: wyciszyć telefon, wyłączyć powiadomienia konkretnych aplikacji lub po prostu zostawić komórkę na drugim końcu pokoju.

Warto rozważyć włączenie biało-czarnego ekranu. A jeśli chodzi o komputer, istnieją wtyczki do przeglądarek blokujące rozpraszające strony w wybranych godzinach, takie jak RescueTime czy ColdTurkey. W podobnym celu korzystam na co dzień z narzędzia pozwalającego włączyć Facebooka bez pokazywania postów. Naprawdę pomaga w skupieniu uwagi na konkretnym zadaniu.

Wyznaczenie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy to próba obrony przed wejściem nam pracy na głowę. Korzystajmy też z dobrodziejstw pracy z domu – być może nie musimy ustalać godzin naszej aktywności na jeden blok, od 9:00 do 17:00. Być może w wyjątkowe dni możemy rano zająć się czymś innym, a odrobić pracę wieczorem. Jeśli jednak „wyjątek” trwa trzeci dzień z rzędu, to istnieje spore ryzyko, że praca rozleje się nam po całym kalendarzu. Z drugiej strony, jeśli któryś dzień z kolei pracujemy po dwanaście godzin, to efektywność naszej pracy, jak pokazują badania naukowe, po prostu zaczyna spadać.

2. Rób plan i przerwy

Same godziny pracy staną się pustosłowiem, jeśli osiem godzin dziennie będziemy traktować jak pojemny wór. Nie usiłujmy z siebie robić superbohaterów zatrzymujących pociąg siłą woli. Nie da się skupić przez bite osiem godzin. Poza tym utrzymanie samodyscypliny, gdy za naszymi plecami czai się łóżko, a dwa kroki dalej stoi lodówka, jest prawie niewykonalne.

Dlatego nie zapominajmy o regularnych przerwach. Mniej więcej co pół godziny powinniśmy ruszyć się z miejsca, rozprostować kości, dotlenić organizm i poprawić krążenie. To też dobry moment, żeby nastawić pranie lub przejść się po pieczywo. Nawet jeśli w przerwie chcemy po prostu rzucić okiem na Facebooka, zróbmy to poza stanowiskiem pracy (do czego wrócę później).

Warto też, o ile praca nam na to pozwala, rozbić dzień na mniejsze kawałeczki. Spróbujmy zaplanować, jakie zadania chcemy zrealizować w określonych godzinach. Takie interwały ułatwiają skupienie, a jeśli uda nam się wykonać coś szybciej, wynagradzają nas chwilą oddechu. Niektórzy, jak Cal Newport w książce Głęboka praca, idą w planowaniu dnia o krok dalej.

Dni rozpoczęte od odpisywania na maile i zaległe wiadomości zazwyczaj w przedziwny sposób sprawiają, że pełne osiem godzin spędzamy na tych zadaniach. Dlatego Newport poleca, żeby zacząć dzień od zadań dużych. Cal nie zaczyna dnia od sprawdzenia skrzynki czy odpisania na wiadomości na Slacku, ale najpierw mierzy się z pisaniem tekstów lub pracą naukową. Maile i telefony odkłada na popołudnie.

3. Stwórz miejsce pracy

To punkt, który wydaje się oczywistością, dopóki po godzinie pracy przy biurku nie obrócę głową. Zobaczę wtedy stojące za mną łóżko i zadam sobie pytanie absolutnie fundamentalne: a dlaczegóż by nie?

Praca z domu prowadzi do pomieszania wypoczynku z zawodowymi obowiązkami także dlatego, że odbywa się w jednej przestrzeni. Nawet w kawalerce warto wyznaczyć rejon pracy, szczególnie jeśli mieszkamy sami. Niech to będzie biurko, stół, a jeśli ktoś woli – kanapa. Wszystko tylko nie łóżko, w którym śpimy. Przebywanie w miejscu pracy to sygnał równie ważny dla naszych mózgów, jak i domowników, że po prostu pracujemy.

Równie istotny jest rytuał zakończenia pracy. „Pracując z domu, trudniej oddzielić stres pracy od domu, dlatego na koniec dnia dobrze mieć mały rytuał, który pokazuje, że skończyliśmy – zamknąć pokrywę laptopa lub wręcz spakować go do szuflady, zwinąć słuchawki czy zamknąć drzwi do domowego biura” – piszą w powstającym właśnie we współpracy z czytelnikami Poradniku pracy online w czasie zarazy autorki i autorzy.

4. Ubierz się jakbyś szedł/szła do biura

W domu kusi założenie dresu lub odbycie telekonferencji wprost z łóżka. A jednak po rozmowach z kilkunastoma osobami, które mają za sobą pierwsze doświadczenia home office, mam wrażenie, że najczęściej pojawiającą się refleksją jest ta dotycząca ubioru. Większość doświadczonych osób powtarza, że warto się ubrać dokładnie tak, jakby się miało wyjść do biura albo w każdej chwili rozpocząć spotkanie. Innymi słowy, dres, choć kusi wygodą, raczej nie pozwoli przekonać naszego mózgu, że teraz skupiamy się na pracy. Ba, niektórzy idą tak daleko, że pracując z domu, wkładają… buty. Co najistotniejsze, osobiste doświadczenia oraz relacje znajomych dostarczają analogicznych wniosków do tych osiąganych dzięki naukowym badaniom.

5. Inaczej komunikuj się ze współpracownikami

Pamiętasz te wszystkie biurowe pogaduchy przy kawie czy na lunchu, które zjadały dzień? Może nawet czujesz pewną zupełnie niebezpodstawną ulgę, że właśnie się ich pozbyłeś lub pozbyłaś? Pełnią one jednak dwie ważne i niedoceniane funkcje: wycieczki po kawę i wodę zapewniają nam regularne przerwy (patrz punkt 2), ale przede wszystkim kontakt międzyludzki, który nie jest (zupełną) stratą czasu pracy. Bywa dla niej kluczowy.

Pisząc maile lub wiadomości w komunikatorze, wyrażamy się zwięźlej. Trudniej być empatycznym, gdy nie widzi się twarzy rozmówcy i jego reakcji na każde wypowiedziane słowo. Nie wiem, kiedy przeginam z ostrością wypowiedzi, a kiedy jestem niezrozumiany. Widząc wynikające z tego niesnaski i nieporozumienia, swego czasu w mojej poprzedniej (całkowicie zdalnej) pracy niemal codziennie przypominaliśmy sobie zasadę: „zawsze komunikuj się za dużo”. Tak, często tłumaczymy coś dwukrotnie (niemal bezwiednie) w języku mówionym przy okazji spotkania w biurowej kuchni. Przez Internet często łatwiej nam komuś zwrócić uwagę, łatwiej również wyrazić pretensję, jeśli ktoś nie zrozumie polecenia, które przecież literalnie do niego wystosowaliśmy.

Nie oznacza to, że mamy ciągle uczestniczyć w telekonferencjach. Jak słusznie zauważa Jason Fried w Remote, „godzinna telekonferencja dwudziestu osób to dwadzieścia godzin pracy – półtygodniowego etatu jednej osoby. To ogromny koszt dla firmy i strata czasu pracowników. Jeśli w firmie właśnie zawaliliście sobie kalendarz trzema telekonferencjami dziennie, to znaczy, że zmarnowaliście czas pracy równy paru etatom”.

Dlatego warto robić konferencje w najmniejszym możliwym gronie. Po drugie, bezpośrednie grupowe rozmowy powinny dotyczyć tematów, których nie da się omówić pisemnie – burz mózgów, ustaleń ramowych planów pracy całego zespołu, podsumowania tygodnia. W Klubie Jagiellońskim staramy się dodatkowo wdrażać zasadę, że zanim sprawa zostaje omówiona na konferencji, wprowadzenie do niej musi zostać napisane i rozesłane do uczestników. To bardzo pomaga skrócić rozwlekłe telefony.

Jeśli w zespole komunikujecie się poprzez skrzynkę mailową, warto rozważyć wdrożenie tekstowych komunikatorów, takich jak Slack lub Microsoft Teams. Dostępne tam kanały pozwalają łatwo podzielić zespół na grupy. W ten sposób nie każdy musi dostawać informacje o wszystkim, ale otrzymuje komplet danych o ważnych dla niego kwestiach.

Warto też – tu przywołuję przykłady z wspomnianego wyżej poradnika – zadbać o zwykły ludzki kontakt pracowników. Można zjeść wspólny lunch, widząc się na kamerce i po prostu porozmawiać. Z koleżanką, kolegą, ale też innym pracownikiem można się umówić na wirtualną kawę (zrobić sobie po kubku parzonej i pogadać chwilę przez Skype’a czy Google Hangouts). Szczerze mówiąc, takie spotkania brzmią na początku absurdalnie, ale po chwili da się przyzwyczaić. Wirtualne picie ze sobą piwa było podstawą utrzymywania kontaktu wielu moich znajomych studentów-emigrantów ze znajomymi w Polsce (to także moje doświadczenie). Przy wyborze narzędzi telekonferencyjnych warto zajrzeć do artykułu Niebezpiecznika, w którym pokazano, które narzędzia są darmowe i bezpieczne (szyfrowane).

6. Zamiast podglądania – ustalanie zadań

Mnożą się opowiadane pocztą pantoflową historie o dyrektorach, którzy chcą za pomocą kamerki w laptopie podglądać swoich pracowników przez cały dzień pracy. Wiele firm sprawdza, czy w przeciągu paru minut ktoś był aktywny, co łatwo obejść, stawiając na klawiaturze kubek z wodą (rozwiązanie zasłyszane parę tygodni temu). Popularnym podejściem ostatnich dni przy wysyłaniu pracowników do domu jest też pozostawienie im totalnej swobody: bierzcie komputery i pracujmy jak dotąd. Oba podejścia są równie złe: jedno opiera się na totalnym braku zaufania, drugie na niezrozumieniu, że praca z domu tworzy nowe wyzwania.

Jeśli zarządzasz jakimś zespołem, spróbuj inaczej. Rozliczanie pracowników z przesiedzianych przed komputerem godzin jest zaszłością dziewiętnastowiecznej kultury fabrycznej. Przy pracy zdalnej lepiej sprawdza się zarządzanie poprzez wyznaczenie dobrze zdefiniowanych zadań. Poradnik poleca poniedziałkowe spotkanie zespołu, aby ustalić cele każdego pracownika na tydzień. Zebranie powinno mieć ściśle określone ramy, a wszelkie dyskusje w podgrupach – przeniesione na inne spotkania w mniejszych gronach. W Klubie Jagiellońskim, ze względu na dużą różnorodność zadań każdego i każdej z nas, dodatkowo codziennie rano piszemy na Slacku wiadomość z krótkim podsumowaniem dnia poprzedniego i planami na nadchodzący.

Przyjrzyj się narzędziom do zarządzania zadaniami, takim jak Trello, Asana czy polskie Nozbe. To wirtualne „tablice korkowe”, które pozwalają rozbić duże projekty na mniejsze zadania, przyporządkować je do konkretnych osób. Zarządzający zadaniami mogą w prosty sposób aktualizować ich status i przekazywać je kolejnym osobom, dzięki czemu ograniczamy konieczność kontroli odgórnej czy też ciągłych telefonów między pracownikami. Pomaga to również planować pracę, jeśli nasz zespół stworzony jest z jednej osoby!

Warto przyjrzeć się różnym nowym, „zwinnym” (Agile) metodom zarządzania. Ich źródłem jest między innymi sposób organizacji produkcji w Toyocie, ale metody te zostały rozwinięte w środowisku IT. Powoli zaczynają być szerzej adaptowane. Trafiły chociażby do podręcznika tworzenia nowych usług publicznych brytyjskiej administracji. Ich przystosowanie do warunków twojej pracy może nie być łatwe i na pewno nie należy bezrefleksyjnie kopiować każdej z zasad. Jednak na pewno warto się przyjrzeć temu, czym jest Scrum, Kanban i Lean oraz temu, czy te narzędzia pasują do naszych zadań.

Zarządzanie pracą zdalną (wiele wskazuje na to, że ryzyko powracania epidemii spowoduje, że kwarantanny mogą okazać się coraz częstszym zjawiskiem) wymaga zaufania i odpowiedzialności po obu stronach światłowodu. Menedżer musi zarządzać na podstawie zadań (a nie patrzenia przez ramię na pulpit pracownika) i dbać o dobrą komunikację, bo wyświechtane stwierdzenie: „moje drzwi są zawsze dla was otwarte” po prostu nie zadziała. Pracownik z kolei nie może utonąć w oceanie nowo nabytej wolności czasu pracy, co opisywałem powyżej.

7. Godziny komunikacyjne

Doskonalenie komunikacji w pracy nie może sprowadzać się do ciągłego odbierania maili, wiadomości i telefonów. W ten sposób pracownik (a już na pewno menedżer) pogrążony w nieustannym rygorze wysyłania i odbierania komunikatów nie wykona żadnego ze swoich głównych zadań. Frustracja będzie narastać po obu stronach łącza. Pracownicy nie będą mogli dowieść swoich zadań, jednocześnie uważając, że każde ich pytanie odbierane jest ze zmęczeniem czy agresją. Do problemu nawiązują zarówno Jason Fried (twórca firmy Basecamp) w książce It doesn’t have to be crazy at work, jak i Cal Newport w Głębokiej pracy.

Obaj sugerują menadżerom, aby nieustannie uświadamiali zespołowi, że wiadomości i maile nie są metodą natychmiastowej komunikacji. Innymi słowy – o ile to możliwe – nie powinniśmy oczekiwać, że osoba po drugiej stronie odpisze nam w ciągu kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu minut. Dlaczego to tak ważne? Odrywanie się od większych zadań tylko po to, aby odpisać jednym zdaniem na maila, wybija nas z rytmu pracy nawet na kilkanaście minut.

Krokiem drugim jest możliwość wyznaczenia samemu sobie albo całemu zespołowi godzin komunikacyjnych dyżurów. System działa podobnie do dyżurów wykładowców na uczelniach. Przeznaczamy pewien czas – w zależności od potrzeb może to być druga połowa dnia albo określona godzina – na odpowiadanie na wiadomości i odbieranie telefonów. My sami jesteśmy więc gotowi, że wtedy ktoś może nam przerwać aktualne zadanie, inni natomiast wiedzą, że zamiast dzwonić do nas dwie godziny wcześniej i narażać się na nasze zirytowane warknięcie do słuchawki, mogą pogadać w przyjemnej atmosferze. Oczywiście sprawy pilne i wymagające natychmiastowej interwencji wyjęte są z tego rygoru.

Nie ma ucieczki przed pracą zdalną

Praca zdalna zostanie z nami na zawsze. Nie oznacza to jednak, że możemy zamknąć siedziby naszych firm. Taka wirtualizacja pracy, pozbawiona realnych więzów społecznych, byłaby zła. Być może będziemy chcieli z domu pracować jeden dzień w tygodniu, być może kwarantanny staną się chlebem powszednim i będą powracać co parę miesięcy (to scenariusz opisywany przez Gideona Lichfielda w MIT Tech Review).

Praca zdalna wymaga dużo większej samodyscypliny. Inaczej po dwóch tygodniach zorientujemy się, że kolejny dzień z rzędu nie potrafimy wykonać nawet połowy zadań. Od pracodawców z kolei sytuacja wymaga zmiany zarządzania. Odejścia od patrzenia pracownikom na ręce i pulpity w kierunku nowoczesnych metod zbudowanych na zaufaniu. Obie strony muszą być bardzo wyczulone na problemy z komunikacją. Trzeba wyważyć zapotrzebowanie na informację i kontrolę z utrudnianiem pracownikom życia.

Tyle, jeśli chodzi o reguły i wady. Należy zauważyć, że praca zdalna ma również wiele zalet. Chcesz wyjść na spacer albo pójść pobiegać w środku dnia? Proszę bardzo. Czujesz, że naprawdę potrzebujesz poleżeć kilkanaście minut na kanapie? Dlaczego nie (o ile nie robisz tego cztery razy dziennie i „kilkanaście” nie staje się eufemizmem)! Wkrótce zapomnisz, co oznacza dojazd przepełnionym tramwajem tuż przed dziewiątą rano. Docenisz pracę w domu, jeśli nie będziesz stać w codziennym korku lub w przydługiej kolejce do kasy o 17:30.